Categorías
Conócenos Cursos ELEARNING Email Marketing Negocio NEOHOW

NeoGuía para la Protección de Datos Personales en Email Marketing

Compartir

En el marco de la celebración internacional de la privacidad de la información que se lleva a cabo cada 28 de Enero, queremos compartirte nuestra:

¨NeoGuía para la Protección de datos personales en Email Marketing¨

¿Qué es un dato personal?
Todo aquél dato que tus clientes y prospectos te dan y que se utilizan en tu estrategia de mailing. Ejemplo: email, nombre, número telefónico, etc. Llamamos “Titular” al dueño de los mismos.

¿Quién es el responsable del tratamiento de estos datos?
Tu empresa, sus representantes legales y personas a las que les encomiende el manejo de las bases de datos. Aquí tu sistema de mailing funge como el “Encargado” ya que tu compañía le transfiere datos personales para procesarlos con la finalidad de enviar correos electrónicos a los titulares.

¿Cuál es tu responsabilidad en el resguardo de datos personales?
Aquí el papel de la seguridad informática toma total relevancia. La ley nos señala que debemos tener medidas para brindar un máximo resguardo de la información. Esto significa vigilar quiénes tienen acceso a datos dentro de tu empresa, sensibilizar y capacitarlos para cuidar las bases de datos, usar contraseñas complejas, tener antivirus, conocer los derechos de los titulares y cómo atender sus solicitudes. Además, verificar que tu software de Email Marketing tenga las medidas de seguridad necesarias que prevengan accesos no autorizados. Es vivir una continua cultura de protección de datos.

¿Qué es el Aviso de Privacidad?
Es un documento que se pone a disposición del titular de los datos en tu página web o los diferentes medios por donde captes esta información. Su finalidad es informar los propósitos del tratamiento de estos datos a partir del momento en que se obtienen.

¿Qué elementos debe tener un Aviso de Privacidad?
Razón social

– Domicilio
– Datos de contacto del “Departamento de Datos personales” que será el responsable del tratamiento (email y teléfono)
– Cuáles son los datos que recabas, la finalidad de su recolección y el tipo de tratamiento al que serán sometidos. Aquí es donde mencionas que es para enviar publicidad por email, invitaciones a eventos, envío de facturas, comprobantes de pago, etc.
– Los derechos que tiene el titular de la información.
– Los mecanismos dispuestos por el responsable de los datos para que el titular conozca la política y los cambios que se produzcan en ella o en el aviso de privacidad correspondiente.

¿En qué momento se debe exhibir el Aviso de Privacidad?
Ponlo en todos los medios donde captes datos personales junto al botón de “ENVIAR DATOS”, así el titular podrá aceptarlo o leerlo en el momento previo de hacerlo.
Ejemplo: en una página web, en el formulario de suscripción a tu boletín. Te sugerimos añadir un checkbox donde la persona marque y acepte que ha leído tu Aviso de Privacidad, mismo que puedes incluir en un link.

¿Qué derechos tiene el titular de los datos y que es tu responsabilidad cuidar?
Primero, debes definir quién atenderá el “Departamento de Datos Personales” que debes incluir en tu Aviso de Privacidad, con un email y teléfono de contacto. Asegúrate de hacer periódicamente una prueba de comunicación.
Los derechos que en cualquier momento el titular de los datos puede ejercer son:
Acceso. Derecho a conocer qué datos personales tienes, para qué los utilizas y las condiciones del uso que les das.
Rectificación. Derecho a solicitar la corrección de su información personal en caso de que esté desactualizada, sea inexacta o incompleta.
Cancelación. Derecho a que la elimines de tus registros o bases de datos cuando considere que la misma no está siendo utilizada conforme a lo que te autorizó, por ejemplo darse de baja de recibir emails de marketing.
Oposición. Derecho a oponerse al uso de sus datos personales para fines específicos, por ejemplo dejar de recibir emails de marketing pero continuar recibiendo notificaciones sobre otras finalidades como facturas, pagos, envíos, etc.

¿Qué consecuencias puede traerte descuidar este asunto?
Además de multas por infringir la Ley, puede dañar gravemente la reputación de tu marca si los datos acaban en manos equivocadas, o no se respetan los derechos de los titulares. Considera también que posiblemente perderás la confianza que el titular depositó en tu empresa.

¿Qué organismos y leyes regulan la privacidad de datos?
En México
, Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI)
con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y sus reglamentos.
Referencia: http://abcavisosprivacidad.ifai.org.mx

Para Colombia, Constitución Política de Colombia de 1991 Artículo 15,
La Superintendencia de Industria y Comercio, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes. Referencia: https://www.sic.gov.co/ley-de-proteccion-de-datos

¿Cómo te puede ayudar tu software de email marketing a cumplir con esta Ley?
– Configurando un form que requiera marcar la casilla de verificación donde se acepte haber leído el Aviso de Privacidad.
– Supervisar tus envíos para verificar que cumplas con el tratamiento de datos que expones en tu Aviso de Privacidad. Por ejemplo, para enviar publicidad.
– Brindar un link para que el mismo titular pueda corregir sus datos en un formulario de actualización cuando lo considere necesario.
– Facilitar un mecanismo automatizado que les permita a los titulares darse de baja de tu lista de contactos cuando así lo deseen.
– Con asesoría. En NeoRed cuentas con el apoyo de tu Desarrollador de Negocios. Pídele que te brinde orientación legal, técnica y estratégica respecto a su cumplimiento.

¿Sabías qué?
El “Hábeas Data” es un híbrido de dos voces. La primera tomada del latín “Hábeas” que significa “tráigase”, y el segundo tomado del inglés “Data”, que significa “Dato”.

Cuando cuentas con el respaldo de NeoRed, no solo obtienes una poderosa tecnología que enviará tus campañas de mailing, recibes también nuestro acompañamiento y orientación para cumplir en todo momento con la Ley de Protección de Datos.

Dale a tu empresa seguridad, tranquilidad y certeza. ¡Elige NeoRed!